Facturen
Klantel genereert rechtsgeldige Belgische e-facturen in het UBL 2.1-formaat (Peppol BIS Billing 3.0).Factuur aanmaken
- Ga naar Facturen → Nieuwe factuur.
- Selecteer de klant (de klant moet een BTW-nummer hebben voor Peppol-verzending).
- Voeg factuurregels toe:
- Omschrijving — wat heb je geleverd?
- Uren — aantal uren (altijd uren in Klantel)
- Uurtarief — in euro (wordt opgeslagen als eurocenten)
- BTW-tarief — 0%, 6%, 12% of 21%
- Stel de vervaldatum in (standaard 30 dagen).
- Klik op Uitreiken.
Factuurnummering
Klantel wijst automatisch een factuurnummer toe in het formaat<PREFIX><JAAR>/<VOLGNUMMER>, bv. F2026/0042.
- Het prefix is instelbaar via Instellingen → Facturatie.
- De nummering is per tenant en begint elk jaar opnieuw.
- Bij de Billit-connector wijst Billit het officiële nummer toe (jouw Billit-nummerreeks).
Conceptfacturen (draft-workflow)
Nieuwe facturen komen standaard in de status Concept. Dit geeft je de kans om de factuur te controleren vóór je ze definitief uitreikt.Workflow
Conceptfactuur acties
Op de detailpagina van een conceptfactuur vind je:- Klant-referentie — optioneel PO-nummer of interne referentie van de klant (bewerkbaar zolang de factuur nog concept is)
- Uitreiken — maakt de factuur definitief en triggert eventueel Peppol-verzending; dit kan niet ongedaan worden gemaakt
- Verwijderen — verwijdert de conceptfactuur en maakt de bijhorende uren opnieuw beschikbaar voor facturatie
Concepten in de factuurlijst
In de factuurlijst verschijnt bovenaan een aparte sectie Concepten met een gele badge. Concepten worden niet getoond bij de filters Openstaand of Betaald.Terugkerende facturen als concept
Bij terugkerende facturen kun je instellen dat automatisch aangemaakte facturen als concept worden aangemaakt in plaats van direct te worden uitgereikt. Activeer de optie “Aanmaken als concept” in het formulier voor terugkerende facturen. Je ontvangt geen automatische herinnering — je moet de concepten zelf opzoeken en uitreiken.Datumfilter en omschrijving bij factuuraanmaak
Datumfilter (optioneel)
Wil je alleen de uren van een bepaalde periode factureren (bijv. enkel mei)? Stel dan een datumfilter in vóór je de factuur opmaakt. Op de projectpagina (Projecten → [project]) staan boven de knop Factuur opmaken twee datumvelden:
- Van — begindatum (inclusief)
- Tot — einddatum (inclusief, tot 23:59:59)
Uren buiten de geselecteerde periode blijven niet-gefactureerd en worden bij een volgende factuur opnieuw aangeboden.
Aanpasbare factuurregel-omschrijving
Standaard staat de factuurregel-omschrijving opDiensten: [projectnaam]. Je kunt dit aanpassen via het tekstveld Omschrijving factuurregel (max. 200 tekens) dat boven de knop “Factuur opmaken” verschijnt.
- Laat het veld leeg → standaardtekst, eventueel aangevuld met de geselecteerde periode:
Diensten: Project Alpha (1 mei 2026 – 31 mei 2026) - Vul een eigen tekst in → die tekst wordt gebruikt als omschrijving, zonder automatische toevoeging van de periode:
IT-consultancy mei 2026
Bij meerdere tariefgroepen (bv. verschillende uurtarieven per taaktype) genereert Klantel altijd aparte omschrijvingen per groep; de aangepaste omschrijving geldt enkel bij één groep.
Afrondingsregels voor uren
Bij het aanmaken van een factuur op basis van tijdregistraties wordt het totaal aantal minuten omgezet naar uren. Als beheerder kun je instellen hoe die omzetting gebeurt via Instellingen → Afrondingsregels tijdregistratie. Afronden op
Afrondingsmethode
De standaardinstelling is “Geen afronden” — bestaande facturen worden nooit herberekend.
Uitvoerformaten
Peppol-verzending
Als de klant een Peppol-deelnemer is (controleerbaar via de Peppol Directory), verzendt Klantel de factuur automatisch via het Peppol-netwerk bij uitreiking. Klantel controleert voor elke klant of deze Peppol-enabled is:- Ja → automatisch verzonden via Billit AP
- Nee → PDF + e-mail als fallback
Billit-koppeling
Als je een Billit-abonnement hebt, kun je Klantel koppelen voor volledig beheerde facturatie. Billit wijst dan het officiële factuurnummer toe en verzorgt de Peppol-verzending. → Zie Billit-connector voor de koppeling.Betaalstatus bijwerken
- Open een factuur.
- Klik op Markeer als betaald.
- Voer de betaaldatum in.
Onkosten op een factuur
Geregistreerde onkosten die als “door te rekenen” zijn gemarkeerd, verschijnen als suggestie bij het aanmaken van een factuur. Vink ze aan om ze als aparte factuurlijn op te nemen. Zie Onkosten voor meer info.Terugkerende facturen
Voor abonnementen, onderhoud of retainers kun je een facturatieschema instellen zodat Klantel automatisch elke maand of elk jaar een factuur aanmaakt. Zie Terugkerende facturen.Facturen op mobiel
De facturenlijst toont automatisch een kaartweergave op kleine schermen (smartphone/tablet) en een volledige tabel op desktop. Je hebt op mobiel toegang tot dezelfde acties: PDF/UBL downloaden, Peppol-status bekijken en naar de factuurdetails navigeren.PDF-voettekst en Klantel-branding
Op het Starter-plan en tijdens de gratis proefperiode verschijnt onderaan de PDF-factuur de vermelding “Gemaakt met Klantel (klantel.be)”. Op het Groei- of Pro-plan (actief betaald abonnement) is deze vermelding niet zichtbaar.De branding heeft geen invloed op de UBL/Peppol-inhoud of de wettelijke geldigheid van de factuur.
Contactpersoon (T.a.v.) op de factuur
Bij het opmaken van een factuur kun je optioneel een contactpersoon selecteren. Dit is handig om de factuur te adresseren aan een specifieke persoon binnen een grote organisatie. De geselecteerde contactpersoon verschijnt op de PDF-factuur onder de bedrijfsnaam:- Selecteer een contactpersoon via de dropdown T.a.v. contactpersoon bij het aanmaken van de factuur (per project of bundel-factuur).
- Enkel contacten die voor de klant zijn aangemaakt, verschijnen in de lijst.
- Geen selectie = geen T.a.v.-regel op de PDF.
De contactpersoon wordt ook opgenomen in de UBL-XML via
AccountingCustomerParty/Party/Contact.Gestructureerde mededeling
Elke factuur-PDF en UBL-export bevat automatisch een gestructureerde mededeling (OGM/VCS) in het formaat+++NNN/NNNN/NNNNN+++. Dit is de Belgische standaard voor gestructureerde betalingsopdrachten.
De mededeling wordt berekend op basis van het factuurnummer (algoritme: MOD 97) en verschijnt:
- Op de PDF: in een opvallend blok onderaan de pagina, met de vervaldatum en instructie om de mededeling te vermelden bij de overschrijving.
- In de UBL/Peppol-XML: als
PaymentMeans/PaymentID-element.
Je hoeft niets te configureren. De mededeling wordt automatisch gegenereerd zodra de factuur wordt aangemaakt.
Detaillijst met urenregistraties (urenbijlage)
Wanneer de instelling Detaillijst met urenregistraties is ingeschakeld, voegt Klantel een tweede pagina toe aan de factuur-PDF. Die pagina bevat een overzicht van alle tijdsinschrijvingen die in de factuur zijn opgenomen.Inhoud van de bijlage
De bijlage toont per project (bij bundel-facturen per project apart):
Onderaan elke groep staat het totaal aantal uren.
Instelling inschakelen
Ga naar Instellingen → vink Detaillijst met urenregistraties toevoegen aan factuur-PDF in.De bijlage is een snapshot van de timelogs op het moment van factuuraanmaak. Latere correcties aan tijdsinschrijvingen worden niet zichtbaar op reeds aangemaakte facturen.