Facturen

Klantel genereert rechtsgeldige Belgische e-facturen in het UBL 2.1-formaat (Peppol BIS Billing 3.0).

Factuur aanmaken

1. Ga naar Facturen → Nieuwe factuur.
2. Selecteer de klant (de klant moet een BTW-nummer hebben voor Peppol-verzending).
3. Voeg factuurregels toe:
   • Omschrijving — wat heb je geleverd?
   • Uren — aantal uren (altijd uren in Klantel)
   • Uurtarief — in euro (wordt opgeslagen als eurocenten)
   • BTW-tarief — 0%, 6%, 12% of 21%
4. Stel de vervaldatum in (standaard 30 dagen).
5. Klik op Uitreiken.

Factuurnummering

Klantel wijst automatisch een factuurnummer toe in het formaat <PREFIX><JAAR>/<VOLGNUMMER>, bv. F2026/0042.

• Het prefix is instelbaar via Instellingen → Facturatie.
• De nummering is per tenant en begint elk jaar opnieuw.
• Bij de Billit-connector wijst Billit het officiële nummer toe (jouw Billit-nummerreeks).

attention

Eenmaal uitgereikte facturen kunnen niet worden gewijzigd. Maak een creditnota aan als correctie nodig is.

Conceptfacturen (draft-workflow)

Nieuwe facturen komen standaard in de status Concept. Dit geeft je de kans om de factuur te controleren vóór je ze definitief uitreikt.

Workflow

Concept → Uitreiken → Uitgereikt → (Betaald | Verzonden via Peppol)

Conceptfactuur acties

Op de detailpagina van een conceptfactuur vind je:

• Klant-referentie — optioneel PO-nummer of interne referentie van de klant (bewerkbaar zolang de factuur nog concept is)
• Uitreiken — maakt de factuur definitief en triggert eventueel Peppol-verzending; dit kan niet ongedaan worden gemaakt
• Verwijderen — verwijdert de conceptfactuur. Je krijgt eerst een bevestigingsdialoog met het factuurnummer en het bedrag, en de vermelding dat de facturatievlaggen van de bijhorende regels (uren, onkosten en materiaal) teruggezet worden zodat ze opnieuw factureerbaar worden. De actie kan niet ongedaan worden gemaakt

Concepten in de factuurlijst

In de factuurlijst verschijnt bovenaan een aparte sectie Concepten met een gele badge. Concepten worden niet getoond bij de filters Openstaand of Betaald.

attention

Eenmaal uitgereikte facturen kunnen niet worden gewijzigd of verwijderd. Controleer de factuur in conceptfase vóór je ze uitreikt.

Terugkerende facturen als concept

Bij terugkerende facturen kun je instellen dat automatisch aangemaakte facturen als concept worden aangemaakt in plaats van direct te worden uitgereikt. Activeer de optie "Aanmaken als concept" in het formulier voor terugkerende facturen. Je ontvangt geen automatische herinnering — je moet de concepten zelf opzoeken en uitreiken.

Datumfilter en omschrijving bij factuuraanmaak

Datumfilter (optioneel)

Wil je alleen de uren van een bepaalde periode factureren (bijv. enkel mei)? Stel dan een datumfilter in vóór je de factuur opmaakt.

Op de projectpagina (Projecten → [project]) staan boven de knop Factuur opmaken twee datumvelden:

• Van — begindatum (inclusief)
• Tot — einddatum (inclusief, tot 23:59:59)

Laat beide velden leeg om het huidige gedrag te behouden: alle openstaande uren worden meegenomen.

Op de bundelfactuurpagina verschijnen dezelfde velden. De filter geldt voor alle projecten in de bundel.

remarque

Uren buiten de geselecteerde periode blijven niet-gefactureerd en worden bij een volgende factuur opnieuw aangeboden.

Aanpasbare factuurregel-omschrijving

Standaard staat de factuurregel-omschrijving op Diensten: [projectnaam]. Je kunt dit aanpassen via het tekstveld Omschrijving factuurregel (max. 200 tekens) dat boven de knop "Factuur opmaken" verschijnt.

• Laat het veld leeg → standaardtekst, eventueel aangevuld met de geselecteerde periode:
  Diensten: Project Alpha (1 mei 2026 – 31 mei 2026)
• Vul een eigen tekst in → die tekst wordt gebruikt als omschrijving, zonder automatische toevoeging van de periode:
  IT-consultancy mei 2026

remarque

Bij meerdere tariefgroepen (bv. verschillende uurtarieven per taaktype) genereert Klantel altijd aparte omschrijvingen per groep; de aangepaste omschrijving geldt enkel bij één groep.

Afrondingsregels voor uren

Bij het aanmaken van een factuur op basis van tijdregistraties wordt het totaal aantal minuten omgezet naar uren. Als beheerder kun je instellen hoe die omzetting gebeurt via Instellingen → Afrondingsregels tijdregistratie.

Afronden op

Optie	Betekenis	Voorbeeld
Geen afronden	Exacte tijd, 2 decimalen	1u03 → 1.05u
1/10 uur (6 min)	Per 6 minuten	1u03 → 1.10u
Kwartier (15 min)	Per kwartier	1u03 → 1.25u
Halfuur (30 min)	Per halfuur	1u03 → 1.50u
Uur (60 min)	Per uur	1u03 → 2.00u

Afrondingsmethode

Methode	Betekenis
Altijd omhoog	Per begonnen eenheid (standaard bij nieuwe tenants)
Dichtstbijzijnde	Wiskundig afronden
Altijd omlaag	Naar de vorige volledige eenheid

remarque

De standaardinstelling is "Geen afronden" — bestaande facturen worden nooit herberekend.

Uitvoerformaten

Formaat	Gebruik	Download
UBL 2.1 XML	Wettelijk vereist voor Belgische B2B · Peppol-verzending	Knop "Download UBL"
PDF	Communicatie met klant · archivering	Knop "Download PDF"

Peppol-verzending

Als de klant een Peppol-deelnemer is (controleerbaar via de Peppol Directory), verzendt Klantel de factuur automatisch via het Peppol-netwerk bij uitreiking.

Klantel controleert voor elke klant of deze Peppol-enabled is:

• Ja → automatisch verzonden via Billit AP
• Nee → PDF + e-mail als fallback

De verzendstatus is zichtbaar in de factuurlijst:

Status	Betekenis
niet_verzonden	Nog niet aangeboden aan Peppol
verzonden	Overgedragen aan het Access Point
afgeleverd	Ontvangen door het AP van de ontvanger
fout	Verzending mislukt — controleer klantgegevens

Billit-koppeling

Als je een Billit-abonnement hebt, kun je Klantel koppelen voor volledig beheerde facturatie. Billit wijst dan het officiële factuurnummer toe en verzorgt de Peppol-verzending.

→ Zie Billit-connector voor de koppeling.

Betaalstatus bijwerken

1. Open een factuur.
2. Klik op Markeer als betaald.
3. Voer de betaaldatum in.

Bij een Billit-koppeling wordt de betaalstatus automatisch bijgewerkt via webhooks.

Onkosten op een factuur

Geregistreerde onkosten die als "door te rekenen" zijn gemarkeerd, verschijnen als suggestie bij het aanmaken van een factuur. Vink ze aan om ze als aparte factuurlijn op te nemen. Zie Onkosten voor meer info.

Materiaalregels op een factuur

Het materiaal dat je op een project registreert wordt automatisch mee doorgerekend wanneer je een factuur voor dat project (of een bundelfactuur per klant) aanmaakt.

• Elke nog niet-gefactureerde materiaalregel verschijnt als een aparte factuurlijn, met de artikelnaam als omschrijving en de verkoopprijs van de projectregel (dus de eventueel aangepaste prijs, niet de adviesverkoopprijs uit het artikelbestand).
• De eenheid van de factuurlijn volgt de eenheid van het artikel; het btw-tarief is dat van de factuur.

Geen dubbele facturatie

Zodra een materiaalregel op een factuur staat, wordt ze gemarkeerd als gefactureerd en gekoppeld aan die factuur. Ze wordt daarna niet meer aangeboden bij een volgende factuur en is op het project niet meer wijzigbaar of verwijderbaar. Zo kan hetzelfde materiaal nooit twee keer worden aangerekend.

Regels komen vrij bij het verwijderen van een conceptfactuur

Verwijder je een conceptfactuur, dan worden de materiaalregels (samen met de uren en onkosten van die factuur) automatisch teruggezet naar niet-gefactureerd en komen ze opnieuw beschikbaar voor een volgende factuur. Enkel de regels van díé factuur komen vrij — materiaal dat al op een andere factuur staat, blijft ongemoeid.

remarque

Dit vrijkomen geldt alleen voor concepten. Een uitgereikte factuur kan niet worden verwijderd; maak in dat geval een creditnota aan.

Terugkerende facturen

Voor abonnementen, onderhoud of retainers kun je een facturatieschema instellen zodat Klantel automatisch elke maand of elk jaar een factuur aanmaakt. Zie Terugkerende facturen.

Facturen op mobiel

De facturenlijst toont automatisch een kaartweergave op kleine schermen (smartphone/tablet) en een volledige tabel op desktop. Je hebt op mobiel toegang tot dezelfde acties: PDF/UBL downloaden, Peppol-status bekijken en naar de factuurdetails navigeren.

PDF-voettekst en Klantel-branding

Op het Starter-plan en tijdens de gratis proefperiode verschijnt onderaan de PDF-factuur de vermelding "Gemaakt met Klantel (klantel.be)". Op het Groei- of Pro-plan (actief betaald abonnement) is deze vermelding niet zichtbaar.

remarque

De branding heeft geen invloed op de UBL/Peppol-inhoud of de wettelijke geldigheid van de factuur.

Contactpersoon (T.a.v.) op de factuur

Bij het opmaken van een factuur kun je optioneel een contactpersoon selecteren. Dit is handig om de factuur te adresseren aan een specifieke persoon binnen een grote organisatie.

De geselecteerde contactpersoon verschijnt op de PDF-factuur onder de bedrijfsnaam:

Klant NV
T.a.v.: Jan Peeters — Aankoopdienst
Straat 1, 1234 Gemeente

• Selecteer een contactpersoon via de dropdown T.a.v. contactpersoon bij het aanmaken van de factuur (per project of bundel-factuur).
• Enkel contacten die voor de klant zijn aangemaakt, verschijnen in de lijst.
• Geen selectie = geen T.a.v.-regel op de PDF.

remarque

De contactpersoon wordt ook opgenomen in de UBL-XML via AccountingCustomerParty/Party/Contact.

Gestructureerde mededeling

Elke factuur-PDF en UBL-export bevat automatisch een gestructureerde mededeling (OGM/VCS) in het formaat +++NNN/NNNN/NNNNN+++. Dit is de Belgische standaard voor gestructureerde betalingsopdrachten.

De mededeling wordt berekend op basis van het factuurnummer (algoritme: MOD 97) en verschijnt:

• Op de PDF: in een opvallend blok onderaan de pagina, met de vervaldatum en instructie om de mededeling te vermelden bij de overschrijving.
• In de UBL/Peppol-XML: als PaymentMeans/PaymentID-element.

remarque

Je hoeft niets te configureren. De mededeling wordt automatisch gegenereerd zodra de factuur wordt aangemaakt.

Detaillijst met urenregistraties (urenbijlage)

Wanneer de instelling Detaillijst met urenregistraties is ingeschakeld, voegt Klantel een tweede pagina toe aan de factuur-PDF. Die pagina bevat een overzicht van alle tijdsinschrijvingen die in de factuur zijn opgenomen.

Inhoud van de bijlage

De bijlage toont per project (bij bundel-facturen per project apart):

Kolom	Inhoud
Datum	Datum van de tijdsinschrijving
Medewerker	Naam van de medewerker
Taak	Taaknaam (taaktype)
Beschrijving	Optionele omschrijving van de tijdsinschrijving
Uren	Geregistreerde duur

Onderaan elke groep staat het totaal aantal uren.

Instelling inschakelen

Ga naar Instellingen → vink Detaillijst met urenregistraties toevoegen aan factuur-PDF in.

remarque

De bijlage is een snapshot van de timelogs op het moment van factuuraanmaak. Latere correcties aan tijdsinschrijvingen worden niet zichtbaar op reeds aangemaakte facturen.

Archief

Alle facturen blijven bewaard in het archief, ook betaalde. Dit is vereist voor de Belgische boekhoudwetgeving (7 jaar bewaringstermijn).