Wettelijke tijdregistratie
Vanaf 1 januari 2027 zijn Belgische werkgevers en zelfstandigen verplicht om arbeidstijd elektronisch te registreren op een manier die controleerbaar is door de Sociale Inspectie. Klantel is ontworpen met deze vereiste als kerneis.
Nalevingsstatus
| Vereiste | Klantel-implementatie |
|---|---|
| Exacte begin- en eindtijd vastleggen | Elke tijdregistratie slaat startedAt en stoppedAt op als UTC-tijdstempel |
| Timer-start cryptografisch geborgd | Elke timer-start wordt onmiddellijk opgenomen in de audit hash-keten |
| Onwijzigbaar na registratie | Tijdregistraties worden nooit gewijzigd; aanpassingen verlopen via een gemotiveerde correctie-procedure |
| Correcties met motivering | Elke correctie vereist een toelichting (min. 10 tekens) en is traceerbaar in de audit-trail |
| Per werknemer en per project | Elke registratie is gekoppeld aan een gebruiker, project en optionele taak |
| Exporteerbaar voor controle | PDF- en CSV-export per periode met volledige audit-keten |
| Audit-trail met integriteitsbewijs | SHA-256 hash-keten over alle tijdregistraties; dagelijks automatisch geverifieerd |
| Bewaartermijn min. 5 jaar | Geen automatische verwijdering; gegevens beschikbaar bij opzegging als CSV-export |
De definitieve technische uitvoeringsbesluiten worden nog gepubliceerd door de Belgische overheid. Klantel volgt de ontwikkelingen en past de implementatie aan zodra nodig.
Correcties aanbrengen
Klantel laat geen directe wijziging toe van opgeslagen tijdregistraties — dit is een bewuste compliance-keuze. Je kunt een foutieve registratie wel corrigeren via de correctieprocedure:
- Ga naar Tijdregistratie en klik op de te corrigeren registratie.
- Kies Corrigeer registratie.
- Geef de nieuwe start- en stoptijd op.
- Vul een motivering in (verplicht, min. 10 tekens — dit vormt het wettelijke auditspoor).
- Sla op.
De originele registratie blijft bewaard. De correctie wordt als aparte entry toegevoegd en opgenomen in de audit hash-keten. Het exportbestand voor de Sociale Inspectie toont zowel de oorspronkelijke als de gecorrigeerde waarden.
Audit-log en hashketen
Klantel houdt een append-only audit-log bij van alle acties op tijdregistraties (starten, stoppen, handmatige invoer, correcties). Elke entry bevat een SHA-256 hashketen die manipulatie detecteerbaar maakt:
entry_n.hash = SHA-256(entry_(n-1).hash + entry_n.data)
De integriteit van de keten wordt dagelijks automatisch geverifieerd. Als de keten is doorbroken, genereert Klantel een alert voor de beheerder.
Export voor Sociale Inspectie
Bij een controle exporteer je het wettelijk vereiste document:
- Ga naar Rapporten → Export Sociale Inspectie.
- Kies het datumbereik (bv. het voorbije jaar).
- Optioneel: filter op één medewerker.
- Download als PDF (officieel document met handtekeningveld en hash-keten) of CSV (voor archivering of boekhoudkoppeling).
Het exportbestand bevat per registratie:
- Naam en rol van de medewerker
- Project en klant
- Begin- en eindtijd (datum + uur + minuut)
- Netto duur
- Markering voor handmatige invoer
[H]en correcties[C] - Motivering bij handmatige invoer of correctie
- Audit-hash (integriteitsbewijs)
Bewaartermijn
Arbeidstijdregistraties moeten minimaal 5 jaar worden bewaard (Belgische arbeidswet). Klantel verwijdert geen tijdregistraties automatisch. Bij opzegging van een abonnement ontvang je een volledige CSV-export van al je gegevens.
Veelgestelde vragen
Mag ik tijdregistraties achteraf wijzigen?
Directe wijziging is niet mogelijk — dit is een bewuste compliance-keuze. Gebruik de correctieprocedure: voer de gecorrigeerde tijden in samen met een verplichte motivering (min. 10 tekens). De correctie wordt toegevoegd aan de audit-keten; de originele registratie blijft bewaard.
Wat als ik de timer vergeet te stoppen?
Stop de timer zo snel mogelijk via de Tijdregistratie-pagina. Als de werkelijke stoptijd afwijkt, gebruik dan de correctieprocedure om de juiste eindtijd in te voeren met een motivering.
Werkt dit ook voor freelancers zonder personeel?
Ja. Zelfstandige consultants moeten hun eigen arbeidstijd ook registreren. Klantel is specifiek ontworpen voor deze use case.
Hoe zit het met de GDPR?
Tijdregistratiegegevens bevatten persoonsgegevens (naam + werktijden). Klantel verwerkt deze gegevens uitsluitend op basis van een legitiem belang (wettelijke verplichting). De gegevens worden nooit gedeeld met derden en zijn gehost in een EU-datacenter (OVH, Gravelines/FR).
Hoe kan ik aantonen dat mijn gegevens niet gemanipuleerd zijn?
Elke tijdregistratie is opgenomen in een SHA-256 hash-keten. De export voor Sociale Inspectie (PDF) bevat een integriteitsbewijs-blok met de volledige hash-keten. Elke manipulatie van een historische entry doorbreekt de keten en is onmiddellijk detecteerbaar.