Veelgestelde vragen

Aan de slag

Wat is Klantel?

Klantel is een mini-CRM met geïntegreerde wettelijk conforme tijdregistratie voor Belgische KMO's en freelancers. Het combineert klantenbeheer, projectopvolging en urenstaten in één progressive web app (PWA).

Is er een gratis proefperiode?

Ja, 14 dagen volledig gratis zonder creditcard. Je betaalt pas als je doorgaat na de proefperiode. Na afloop kies je een abonnementslaag (Starter, Groei of Pro). Zie Abonnement & betaalmuur voor details.

Werkt Klantel op mijn smartphone?

Ja. Klantel is een Progressive Web App (PWA): installeer het via de browser op Android of iOS. De timer werkt ook offline — gegevens worden gesynchroniseerd zodra je verbinding terugkebt.

Kan ik meerdere medewerkers toevoegen?

Ja, afhankelijk van je abonnementslaag. De Groei-laag ondersteunt tot 5 gebruikers, Pro heeft geen limiet. Zie Gebruikers beheren voor instructies.

Kan ik particuliere klanten (zonder BTW-nummer) aanmaken?

Ja. Bij het aanmaken van een klant kies je het klanttype Bedrijf of Particulier. Bij particulieren is het BTW-nummerveld niet van toepassing en wordt de KBO-opzoekknop verborgen.

Let op: Peppol-e-facturatie is uitsluitend beschikbaar voor bedrijven die geregistreerd zijn in het Peppol-netwerk. Facturen aan particulieren verstuur je als PDF per e-mail.

Waar vind ik de laatste updates van Klantel?

Onder Meer → Wat is nieuw vind je een overzicht van alle nieuwe functies en verbeteringen, met versie en datum. Zolang er een update is die je nog niet bekeken hebt, verschijnt een "Nieuw"-badge in de navigatie; die verdwijnt zodra je de pagina opent. Zie Wat is nieuw.

Tijdregistratie & wettelijke vereisten

Waarom is wettelijke tijdregistratie verplicht in België?

De Belgische sociale wetgeving vereist vanaf 2027 dat werkgevers bewijskrachtige urenstaten bijhouden voor buitendienstmedewerkers (en in de toekomst alle werknemers). De Sociale Inspectie kan deze opvragen bij controle. Zie Wettelijke vereisten voor alle details.

Zijn manuele tijdinvoeren wettelijk geldig?

Ja, mits voorzien van een auditreden. Klantel markeert handmatige invoeren automatisch met is_manual = true en bewaart de reden. De originele data is nooit te verwijderen — alleen te corrigeren.

Kan ik tijdregistraties terugdraain of verwijderen?

Nee. Tijdregistraties zijn append-only: je kunt ze corrigeren (nieuwe correctie-entry), maar niet verwijderen. Dit is een wettelijke vereiste voor bewijskracht richting de Sociale Inspectie.

Werkt de timer als ik offline ben?

Ja. Klantel slaat timerstarts lokaal op. Bij verlies van internetverbinding loopt de timer door en worden de gegevens gesynchroniseerd zodra je opnieuw online bent.

Rapporten

Kan ik als medewerker mijn eigen uren bekijken?

Ja. Via Rapporten → Mijn rapport zie je een persoonlijk overzicht van je eigen projecten, taken en tijdregistraties, filterbaar op periode. De server dwingt af dat je uitsluitend je eigen data ziet — het is niet mogelijk andermans data op te vragen.

Kan een beheerder het rapport van een specifieke medewerker bekijken?

Ja. Beheerders zien bovenaan het persoonlijk rapport een medewerker-selector waarmee ze kunnen kiezen tussen: hun eigen rapport, een specifieke medewerker, of het volledige bedrijfsoverzicht ("Heel het bedrijf"). Niet-beheerders zien deze selector niet en kunnen uitsluitend hun eigen data raadplegen.

Kan ik mijn persoonlijk rapport exporteren?

Ja. Klik op ↓ Exporteer CSV bovenaan de resultatentabel. De export respecteert de actieve filters (periode, medewerker) en bevat dezelfde kolommen als het urenrapport.

Facturatie & UBL/Peppol

Wat is UBL 2.1?

UBL (Universal Business Language) is een internationale XML-standaard voor zakelijke documenten. Klantel genereert UBL 2.1-facturen in Peppol BIS Billing 3.0-formaat — vereist voor Belgische B2B-e-facturatie.

Moet ik zelf iets instellen voor Peppol?

Alleen de Billit-koppeling activeren. Klantel configureert de UBL-structuur automatisch. Je hoeft geen Peppol Access Point zelf te beheren.

Wat als mijn klant geen Peppol-deelnemer is?

Klantel detecteert dit automatisch via SML/SMP-lookup. Als de klant geen Peppol-deelnemer is, kun je de factuur als PDF downloaden en per e-mail versturen.

Worden BTW-berekeningen automatisch gedaan?

Ja. Klantel berekent BTW op basis van het configured tarief (standaard 21%) en verwerkt dit correct in de UBL-output. Alle bedragen worden intern in eurocenten opgeslagen om afrondingsfouten te vermijden.

Kan ik een contactpersoon (T.a.v.) op de factuur zetten?

Ja. Bij het aanmaken van een factuur (per project of bundel-factuur) verschijnt een dropdown T.a.v. contactpersoon als je contacten hebt aangemaakt voor de klant. De geselecteerde persoon en zijn/haar functie verschijnen dan onder de klantnaam op de PDF. Zie Facturen — Contactpersoon.

Staat er automatisch een gestructureerde mededeling op de factuur?

Ja. Elke factuur krijgt automatisch een Belgische gestructureerde mededeling (OGM/VCS) in het formaat +++NNN/NNNN/NNNNN+++. De mededeling wordt berekend via het MOD 97-algoritme op basis van het factuurnummer en staat zowel op de PDF als in de UBL-XML (PaymentMeans/PaymentID). Je hoeft hier niets voor in te stellen.

Hoe worden geregistreerde uren afgerond op de factuur?

Standaard worden uren exact weergegeven (op 2 decimalen). Als beheerder kun je via Instellingen → Afrondingsregels tijdregistratie instellen op welke eenheid wordt afgerond (kwartier, halfuur, uur, …) en met welke methode (omhoog, omlaag of dichtstbijzijnde). Zie Facturen — Afrondingsregels voor uren.

Kan ik een overzicht van alle tijdsinschrijvingen toevoegen aan de factuur-PDF?

Ja. Schakel via Instellingen de optie Detaillijst met urenregistraties toevoegen aan factuur-PDF in. Elke factuur-PDF krijgt dan een tweede pagina met een tabel van alle bijbehorende tijdsinschrijvingen (datum, medewerker, taak, beschrijving, duur). De bijlage is een momentopname van de tijdsregistraties op het moment van factuuraanmaak — latere correcties zijn niet zichtbaar op al aangemaakte facturen. Zie Facturen — Detaillijst.

Billit-integratie

Heb ik een Billit-account nodig?

Alleen voor Peppol-verzending. Je kunt Klantel volledig gebruiken voor CRM, tijdregistratie en UBL-export zonder een Billit-account. Billit is enkel nodig als je facturen automatisch via het Peppol-netwerk wil versturen.

Hoe koppel ik Billit?

Ga naar Instellingen → Billit en volg de OAuth-koppeling. Zie Billit-integratie.

Kan ik Billit ontkoppelen?

Ja, ga naar Instellingen → Billit → Koppeling verwijderen. Eerder verstuurde facturen blijven bewaard in Klantel.

Account & beveiliging

Hoe veilig zijn mijn gegevens?

Klantel gebruikt:

• Strikte multi-tenancy: gegevens van andere bedrijven zijn technisch onbereikbaar
• JWT-sessies (httpOnly cookie, 8 uur geldig) met intrekkingsmogelijkheid
• bcrypt (cost 12) voor wachtwoorden
• Append-only audit-log met hashketen
• Optionele twee-factor-authenticatie (TOTP)
• Persistente beveiligingslog: IP-adres en browser-identificatie bij elke inlogpoging worden 90 dagen bewaard voor fraudepreventie

Hoe schakel ik twee-factor-authenticatie in?

Ga naar Instellingen → Beveiliging → 2FA activeren. Scan de QR-code met een authenticator-app. Zie Twee-factor-authenticatie.

Mijn wachtwoord vergeten — wat nu?

Ga naar app.klantel.be/login/wachtwoord-vergeten en volg de instructies. De reset-link is 1 uur geldig.

Wat betekent de banner over gepland onderhoud?

Wanneer er onderhoud is ingepland, zie je vanaf 30 minuten vóór aanvang een melding bovenaan de app ("Gepland onderhoud op …"). Tijdens het onderhoud kan de app even traag of onbereikbaar zijn; na afloop verdwijnt de melding automatisch. Onderhoud gebeurt bij voorkeur 's nachts (zondag tussen 02:00 en 04:00) om de hinder te beperken. Je hoeft niets te doen — je werk wordt bewaard zoals gewoonlijk.

Abonnement & betaling

Kan ik op elk moment opzeggen?

Ja, abonnementen zijn maandelijks opzegbaar. Na opzegging behoud je toegang tot het einde van de lopende betaalperiode. Je gegevens blijven altijd bewaard en zijn te exporteren.

Wanneer lanceert Klantel en zijn er lanceeraanbiedingen?

Klantel lanceert officieel op 1 augustus 2026. Tijdens de gratis beta (20 – 31 augustus 2026) krijg je gratis toegang tot alle functies, zonder kredietkaart. Teken je in vóór 1 oktober 2026, dan geniet je van de lanceerpromotie: 50% korting op je jaarabonnement (geldig t/m 30 september 2026).

Kan ik van plan wisselen?

Ja, upgraden of downgraden doe je via Instellingen → Abonnement → Beheer abonnement. Dit opent de Stripe Billing Portal. Zie Abonnement & betaalmuur voor details over limieten per laag.

Hoe kan ik mijn abonnement upgraden?

Ga naar Instellingen → Abonnement → Beheer abonnement. Dit opent de Stripe Billing Portal waar je rechtstreeks kunt upgraden of downgraden.

Wat gebeurt er als mijn betaling mislukt?

Je ontvangt automatische herinneringen. Na herhaald falen wordt je account tijdelijk beperkt. Je gegevens blijven altijd bewaard. Herstel je betaling via de Stripe Billing Portal.

Kan ik mijn data exporteren vóór opzegging?

Ja. Exporteer al je tijdregistraties als CSV via Rapporten → Exporteer. UBL-facturen kun je altijd opnieuw downloaden via de factuurlijst.

Waar vind ik de algemene voorwaarden van Klantel?

De volledige algemene voorwaarden staan op klantel.be/voorwaarden. Ze zijn ook bereikbaar via de footer van de website (sectie "Juridisch").

Bij registratie wordt expliciet om je akkoord gevraagd via een verplichte checkbox. Je kunt geen account aanmaken zonder dit akkoord te bevestigen. Het tijdstip en de versie van de voorwaarden worden bewaard als juridisch bewijs van je instemming.

Is akkoord gaan met de voorwaarden verplicht bij registratie?

Ja. Het registratieformulier bevat een verplichte checkbox: "Ik ga akkoord met de Algemene Voorwaarden en het Privacybeleid." Registreren is niet mogelijk zonder deze checkbox aan te vinken — dit wordt zowel client-side als server-side afgedwongen. De links in de checkbox openen de Algemene Voorwaarden en het Privacybeleid in een nieuw tabblad.

Welke BTW wordt aangerekend op mijn Klantel-abonnement?

Alle vermelde abonnementsprijzen zijn exclusief 21% BTW. De correcte BTW wordt automatisch berekend door Stripe Tax op basis van je factuuradres en klanttype:

Type klant	BTW-behandeling
Particulier (België)	+21% BTW
Bedrijf (België)	+21% BTW
Bedrijf met geldig EU-BTW-nummer (buiten BE)	Verlegging (reverse charge, 0%)
Buiten EU	Geen BTW

Bij de checkout kun je een EU-BTW-nummer invullen. Stripe valideert dit automatisch en past de correcte behandeling toe. Zie Stripe-integratie voor meer details.

Terugkerende facturen & retainers

Kan ik automatisch maandelijkse facturen sturen?

Ja. Via Facturatie → Terugkerende facturen stel je een schema in met interval (maandelijks of jaarlijks), startdatum en vaste factuurregels. Klantel maakt elke ochtend automatisch facturen aan voor vervallen schema's. Zie Terugkerende facturen.

Hoe werkt retainer-facturatie?

Bij een retainer stel je een vast maandbedrag in inclusief een aantal uren. Klantel telt de geregistreerde uren op aan het einde van de maand en voegt automatisch een meerwerkregel toe voor uren boven het contingent. Zie Retainer-facturatie.

Kan ik een terugkerend schema pauzeren?

Ja. Ga naar Facturatie → Terugkerende facturen, klik op het schema en kies Pauzeren. Het schema blijft bewaard en kan later hervat worden. Bestaande facturen blijven ongewijzigd.

Onkosten

Hoe registreer ik onkosten?

Via Onkosten → Nieuwe onkost of via het tabblad Onkosten in een project. Je kunt een bedrag, btw-tarief en optioneel een bonnetje (foto of PDF) toevoegen. Onkosten die doorgerekend worden aan de klant verschijnen als factuurlijn bij de volgende factuur. Zie Onkosten.

Kan ik een bonnetje scannen met mijn telefoon?

Ja. Op mobiel verschijnt een camera-icoon bij het veld voor bijlagen. Maak een foto van het bonnetje en het wordt automatisch geüpload en aan de onkost gekoppeld. Dit werkt het best in de geïnstalleerde app. Zie Klantel installeren.

Materiaal & doorfacturatie

Kan ik materiaal doorrekenen aan mijn klant?

Ja. Leg je materialen eenmalig vast in het artikelbestand (met een adviesaankoop- en adviesverkoopprijs) en koppel ze daarna aan een project via de kaart Materiaal op de projectpagina. Bij het aanmaken van een factuur voor dat project verschijnt elke niet-gefactureerde materiaalregel automatisch als aparte factuurlijn, met de verkoopprijs van de projectregel. Zie Materiaal op een project en Materiaalregels op een factuur.

Wat als ik voor één project een andere prijs wil hanteren dan de adviesprijs?

Dat kan. De adviesaankoop- en adviesverkoopprijs uit het artikelbestand zijn richtprijzen: ze worden automatisch voorgesteld zodra je het artikel op een project koppelt, maar je kunt de aankoop- en verkoopprijs per projectregel overschrijven. Dat wijzigt enkel die ene regel — het artikelbestand en andere projecten blijven ongemoeid.

Wordt hetzelfde materiaal niet twee keer gefactureerd?

Nee. Zodra een materiaalregel op een factuur staat, wordt ze gemarkeerd als gefactureerd en niet meer aangeboden bij een volgende factuur. Ze is dan ook niet meer wijzigbaar of verwijderbaar op het project. Verwijder je de conceptfactuur waarop de regel staat, dan komt ze weer vrij en kan ze opnieuw gefactureerd (of aangepast) worden.

Waarom kan ik een artikel niet verwijderen?

Een artikel dat op minstens één project gebruikt wordt, kan niet uit het artikelbestand verwijderd worden — je krijgt dan de melding "Dit artikel wordt op een project gebruikt en kan niet verwijderd worden." Verwijder eerst de materiaalregels die naar het artikel verwijzen, of laat het artikel gewoon staan. Zie Artikelbestand.

Facturatiestatus & verwijzingen

Hoe weet ik welke uren al gefactureerd zijn?

In het weekoverzicht van Tijdregistratie zie je per registratie een badge:

• Gefactureerd (groen) — uren zijn opgenomen in een verzonden factuur
• Niet-factureerbaar (grijs) — bewust uitgesloten van facturatie
• Geen badge — nog niet gefactureerd, en beschikbaar voor de volgende factuur

Zie Timer & tijdregistratie voor meer details.

Kan ik uren als niet-factureerbaar markeren?

Ja. Zolang de uren nog niet gefactureerd zijn, kun je ze per registratie omzetten via de knop Niet-factureerbaar / Factureerbaar in het tijdregistratieoverzicht.

Kan ik een overzicht zien van factureerbare vs. niet-factureerbare uren?

Ja. Ga naar Rapporten → Urenrapport. Boven de detailtabel verschijnen twee kaarten:

• Factureerbaar — totaal uren en bedrag die in aanmerking komen voor facturatie
• Niet-factureerbaar — totaal uren en bedrag bewust uitgesloten van facturatie

Je kunt ook filteren op alleen factureerbare of alleen niet-factureerbare registraties via het filter Factureerbaar. De CSV-export bevat eveneens een kolom Factureerbaar (Ja/Nee) en respecteert het actieve filter. Zie Rapporten voor meer details.

Staat er Klantel-branding op mijn facturen?

Op het Starter-plan en tijdens de proefperiode verschijnt onderaan de PDF de vermelding "Gemaakt met Klantel". Op het Groei- of Pro-plan (actief betaald abonnement) is deze vermelding niet zichtbaar. De UBL/Peppol-inhoud en wettelijke geldigheid worden hierdoor niet beïnvloed.

Hoe werkt het referral-programma?

Elke account heeft een persoonlijke uitnodigingslink die je deelt met collega's. Zodra zij zich via jouw link registreren én een betalend abonnement afsluiten, ontvangen jullie beiden een beloning. Bekijk je uitnodigingslink en statistieken via Instellingen → Verwijzingen. Zie Verwijzingen.

Mobiel & PWA

Hoe installeer ik Klantel op mijn iPhone?

Open Safari, ga naar app.klantel.be, tik op het Deel-icoon en kies "Zet op beginscherm". Andere browsers (Chrome, Firefox) ondersteunen installatie niet op iOS. Zie Klantel installeren voor stap-voor-stap instructies.

Werkt de timer als ik de app sluit of mijn scherm vergrendel?

Ja. De starttijd wordt server-side opgeslagen. Na heropenen van de app zie je de correcte verstreken tijd, ook na schermvergrendeling, app-switch of herstart.

Wat kan ik zonder internetverbinding doen?

Een lopende timer bekijken en een timer starten of stoppen. Overige functies (klanten, facturen, rapporten) vereisen een verbinding. Je ziet een melding bovenaan wanneer je offline bent.

Kan ik pushmeldingen ontvangen?

Ja, na installatie van de app op je beginscherm. Op iOS kun je daarna pushmeldingen inschakelen via Instellingen → Meldingen in de app. Op Android vraagt de app automatisch toestemming.