Projecten beheren
Overzicht
Een project is altijd gekoppeld aan een klant en vormt de container voor taken en tijdregistraties. Elk project heeft een status die de voortgang bijhoudt.
Project aanmaken
Klik in het menu op Projecten → Nieuw project.
Selecteer de klant waaraan het project toebehoort. Heb je de klant nog niet aangemaakt? Ga dan eerst naar Klanten.
| Veld | Toelichting |
|---|---|
| Naam | Korte projectnaam, zichtbaar in overzichten |
| Beschrijving | Optionele langere omschrijving |
| Status | Actief (standaard), Gepauzeerd, Voltooid, Geannuleerd |
Klik op Opslaan. Je kunt nu taken toevoegen en de timer starten.
Projectstatussen
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Actief | Lopend project; tijdregistratie mogelijk |
| Gepauzeerd | Tijdelijk on hold; geen nieuwe uren |
| Voltooid | Afgerond; archief |
| Geannuleerd | Niet verder gezet |
Budget instellen en bewaken
Bij het aanmaken of bewerken van een project kan je een tijdsbudget (in uren) en/of een kostenbudget (in euro) instellen.
Tijdsbudget
Het tijdsbudget bepaalt het maximum aantal te registreren uren. Op de projectdetailpagina zie je:
- Een voortgangsbalk die het verbruik toont t.o.v. het maximum.
- Het percentage gebruikt (bv. "65% gebruikt").
Kostenbudget
Het kostenbudget is het maximale bedrag in euro. De kosten worden berekend op basis van het uurtarief van het project (of het standaardtarief van je werkruimte als er geen projecttarief is ingesteld). Je ziet: verbruikt bedrag / maximum + restbedrag.
Kleurcodes en waarschuwingen
| Verbruik | Kleur | Melding |
|---|---|---|
| < 80% | Indigo | — |
| ≥ 80% | Oranje | "Budget nadert limiet" |
| ≥ 100% | Rood | "Budget overschreden" |
Budgetstatus in de projectenlijst
In het projectoverzicht verschijnt een gekleurde badge (bv. 85%) naast de projectnaam zodra er een tijdsbudget is ingesteld. Zo zie je in één oogopslag welke projecten de limiet naderen.
Stel een tijdsbudget in bij projecten met een afgesproken aantal uren (bv. "40 uur offerte"). Zo word je automatisch gewaarschuwd vóór je de limiet overschrijdt.
Projectoverzicht filteren
Gebruik de zoekbalk in het projectoverzicht om te filteren op projectnaam of klantnaam.
Materiaal op een project
Naast uren registreer je op een project ook het materiaal dat je gebruikt. Op de projectdetailpagina vind je hiervoor de kaart Materiaal. Elke regel verwijst naar een artikel uit het artikelbestand en kan later als aparte factuurlijn worden doorgerekend.
Materiaal koppelen
Ga naar Projecten → open het project. Onder de takenlijst staat de kaart Materiaal.
Klik op Materiaal toevoegen en kies een artikel via de dropdown Artikel. Bestaat het artikel nog niet, maak het dan eerst aan onder Instellingen → Artikelbestand.
Vul de Hoeveelheid in. De Aankoopprijs (€) en Verkoopprijs (€) worden automatisch ingevuld vanuit de adviesprijzen van het artikel, maar je kunt ze voor deze regel aanpassen.
Klik op Materiaal toevoegen. De regel verschijnt in de lijst met haar subtotaal.
Prijzen per regel overschrijven
De adviesaankoop- en adviesverkoopprijs uit het artikelbestand zijn richtprijzen. Ze worden voorgesteld zodra je het artikel kiest, maar je kunt ze per projectregel aanpassen — bijvoorbeeld omdat je voor dit ene project een andere prijs afspreekt.
Het aanpassen van een prijs op een projectregel wijzigt niet het artikelbestand. De adviesprijs van het artikel blijft ongewijzigd voor andere projecten.
Subtotalen aankoop en verkoop
Onderaan de materiaallijst zie je twee totalen:
- Subtotaal aankoop — de som van hoeveelheid × aankoopprijs over alle regels (jouw kostprijs).
- Subtotaal materiaal (verkoop) — de som van hoeveelheid × verkoopprijs (wat je aan de klant doorrekent).
Zo zie je in één oogopslag zowel je materiaalkost als je materiaalmarge op het project.
Gefactureerd materiaal is vergrendeld
Zodra een materiaalregel op een factuur is opgenomen, krijgt ze een groene badge gefactureerd en verdwijnen de knoppen om te bewerken of te verwijderen. De regel is dan definitief:
- Bewerken geeft de melding "Deze materiaalregel is al gefactureerd en kan niet meer gewijzigd worden."
- Verwijderen geeft de melding "Deze materiaalregel is al gefactureerd en kan niet meer verwijderd worden."
Wil je een gefactureerde regel toch nog aanpassen? Verwijder dan eerst de conceptfactuur waarop ze staat — daardoor komt de regel opnieuw vrij. Zie Materiaalregels op een factuur.
Project verwijderen
Een project verwijderen is alleen mogelijk als er geen gekoppelde tijdregistraties of taken zijn. Voltooi of archiveer het project in plaats van verwijderen. Na het klikken op Verwijderen verschijnt een bevestigingsdialoog — klik op Verwijderen om te bevestigen of Annuleren om te stoppen.
Verwijderen is onomkeerbaar. Gebruik de status Geannuleerd als alternatief.