Klanten beheren
Overzicht
In Klantel is een klant de centrale entiteit. Aan een klant koppel je projecten, contactpersonen en facturen. Klantel ondersteunt zowel bedrijfsklanten (met BTW-nummer) als particuliere klanten (zonder BTW-nummer).
Klanttype kiezen
Bij het aanmaken of bewerken van een klant kies je het klanttype:
| Klanttype | BTW-nummer | KBO-opzoeken | Peppol e-facturatie |
|---|---|---|---|
| Bedrijf | Verplicht | Ja | Mogelijk (indien deelnemer) |
| Particulier | Niet van toepassing | Nee | Niet mogelijk (geen PEPPOL-ID) |
Facturen aan particulieren worden als PDF per e-mail verstuurd. Peppol-verzending is uitsluitend beschikbaar voor geregistreerde bedrijven in het Peppol-netwerk.
Klant aanmaken
Klik in het navigatiemenu op Klanten en daarna op Nieuwe klant.
Selecteer Bedrijf of Particulier. Bij particulieren verdwijnt het BTW-nummerveld.
| Veld | Bedrijf | Particulier | Toelichting |
|---|---|---|---|
| Naam | Verplicht | Verplicht | Officiële naam |
| Alias | Nee | Nee | Kortere interne naam |
| BTW-nummer | Verplicht | — | Belgisch (BE + 10 cijfers) of EU-formaat |
| Adres | Verplicht | Verplicht | Straat, huisnummer, postcode, gemeente |
| Nee | Nee | Hoofde-mailadres | |
| Telefoonnummer | Nee | Nee | |
| Notities | Nee | Nee | Vrij tekstveld |
Klik op Controleer KBO naast het BTW-nummerveld. Klantel haalt de officiële naam en het adres automatisch op uit het EU VIES-register en vult de velden in.
Klik op Opslaan. De klant verschijnt nu in de klantenlijst.
BTW-hercontrole (enkel bedrijven)
Op de klantenfiche vind je een knop BTW hercontroleren. Gebruik deze om de VIES-geldigheid opnieuw te verifiëren. De datum van de laatste controle wordt bijgehouden.
Controleer BTW-nummers voor elk nieuw project. Een verlopen BTW-nummer kan problemen geven bij Peppol-e-facturatie.
Klant zoeken
Gebruik de zoekbalk bovenaan de klantenlijst. Je kunt zoeken op naam, alias, BTW-nummer, gemeente, e-mail en telefoonnummer.
Klant bewerken of verwijderen
Open een klant en klik op Bewerken of Verwijderen. Een klant verwijderen is alleen mogelijk als er geen gekoppelde projecten meer zijn. Na het klikken op Verwijderen verschijnt een bevestigingsdialoog — klik op Verwijderen om te bevestigen of Annuleren om te stoppen.