> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.klantel.be/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Facturen > Facturen aanmaken, uitreiken en verzenden via UBL/Peppol # Facturen Klantel genereert **rechtsgeldige Belgische e-facturen** in het UBL 2.1-formaat (Peppol BIS Billing 3.0). ## Factuur aanmaken 1. Ga naar **Facturen** → **Nieuwe factuur**. 2. Selecteer de **klant** (de klant moet een BTW-nummer hebben voor Peppol-verzending). 3. Voeg **factuurregels** toe: * **Omschrijving** — wat heb je geleverd? * **Uren** — aantal uren (altijd uren in Klantel) * **Uurtarief** — in euro (wordt opgeslagen als eurocenten) * **BTW-tarief** — 0%, 6%, 12% of 21% 4. Stel de **vervaldatum** in (standaard 30 dagen). 5. Klik op **Uitreiken**. ## Factuurnummering Klantel wijst automatisch een factuurnummer toe in het formaat `/`, bv. `F2026/0042`. * Het prefix is instelbaar via *Instellingen → Facturatie*. * De nummering is **per tenant** en begint elk jaar opnieuw. * Bij de **Billit-connector** wijst Billit het officiële nummer toe (jouw Billit-nummerreeks). Eenmaal uitgereikte facturen kunnen **niet worden gewijzigd**. Maak een creditnota aan als correctie nodig is. ## Conceptfacturen (draft-workflow) Nieuwe facturen komen standaard in de status **Concept**. Dit geeft je de kans om de factuur te controleren vóór je ze definitief uitreikt. ### Workflow ``` Concept → Uitreiken → Uitgereikt → (Betaald | Verzonden via Peppol) ``` ### Conceptfactuur acties Op de detailpagina van een conceptfactuur vind je: * **Klant-referentie** — optioneel PO-nummer of interne referentie van de klant (bewerkbaar zolang de factuur nog concept is) * **Uitreiken** — maakt de factuur definitief en triggert eventueel Peppol-verzending; dit kan **niet** ongedaan worden gemaakt * **Verwijderen** — verwijdert de conceptfactuur en maakt de bijhorende uren opnieuw beschikbaar voor facturatie ### Concepten in de factuurlijst In de factuurlijst verschijnt bovenaan een aparte sectie **Concepten** met een gele badge. Concepten worden **niet** getoond bij de filters *Openstaand* of *Betaald*. Eenmaal uitgereikte facturen kunnen **niet worden gewijzigd of verwijderd**. Controleer de factuur in conceptfase vóór je ze uitreikt. ### Terugkerende facturen als concept Bij terugkerende facturen kun je instellen dat automatisch aangemaakte facturen als **concept** worden aangemaakt in plaats van direct te worden uitgereikt. Activeer de optie *"Aanmaken als concept"* in het formulier voor terugkerende facturen. Je ontvangt geen automatische herinnering — je moet de concepten zelf opzoeken en uitreiken. ## Datumfilter en omschrijving bij factuuraanmaak ### Datumfilter (optioneel) Wil je alleen de uren van een bepaalde periode factureren (bijv. enkel mei)? Stel dan een datumfilter in vóór je de factuur opmaakt. Op de projectpagina (`Projecten → [project]`) staan boven de knop **Factuur opmaken** twee datumvelden: * **Van** — begindatum (inclusief) * **Tot** — einddatum (inclusief, tot 23:59:59) Laat beide velden leeg om het huidige gedrag te behouden: alle openstaande uren worden meegenomen. Op de bundelfactuurpagina verschijnen dezelfde velden. De filter geldt voor alle projecten in de bundel. Uren buiten de geselecteerde periode blijven **niet-gefactureerd** en worden bij een volgende factuur opnieuw aangeboden. ### Aanpasbare factuurregel-omschrijving Standaard staat de factuurregel-omschrijving op `Diensten: [projectnaam]`. Je kunt dit aanpassen via het tekstveld **Omschrijving factuurregel** (max. 200 tekens) dat boven de knop "Factuur opmaken" verschijnt. * **Laat het veld leeg** → standaardtekst, eventueel aangevuld met de geselecteerde periode:\ `Diensten: Project Alpha (1 mei 2026 – 31 mei 2026)` * **Vul een eigen tekst in** → die tekst wordt gebruikt als omschrijving, zonder automatische toevoeging van de periode:\ `IT-consultancy mei 2026` Bij meerdere tariefgroepen (bv. verschillende uurtarieven per taaktype) genereert Klantel altijd aparte omschrijvingen per groep; de aangepaste omschrijving geldt enkel bij één groep. ## Afrondingsregels voor uren Bij het aanmaken van een factuur op basis van tijdregistraties wordt het totaal aantal minuten omgezet naar uren. Als beheerder kun je instellen **hoe** die omzetting gebeurt via *Instellingen → Afrondingsregels tijdregistratie*. **Afronden op** | Optie | Betekenis | Voorbeeld | | ----------------- | ------------------------ | ------------ | | Geen afronden | Exacte tijd, 2 decimalen | 1u03 → 1.05u | | 1/10 uur (6 min) | Per 6 minuten | 1u03 → 1.10u | | Kwartier (15 min) | Per kwartier | 1u03 → 1.25u | | Halfuur (30 min) | Per halfuur | 1u03 → 1.50u | | Uur (60 min) | Per uur | 1u03 → 2.00u | **Afrondingsmethode** | Methode | Betekenis | | ---------------- | --------------------------------------------------- | | Altijd omhoog | Per begonnen eenheid (standaard bij nieuwe tenants) | | Dichtstbijzijnde | Wiskundig afronden | | Altijd omlaag | Naar de vorige volledige eenheid | De standaardinstelling is "Geen afronden" — bestaande facturen worden nooit herberekend. ## Uitvoerformaten | Formaat | Gebruik | Download | | --------------- | -------------------------------------------------------- | ------------------- | | **UBL 2.1 XML** | Wettelijk vereist voor Belgische B2B · Peppol-verzending | Knop "Download UBL" | | **PDF** | Communicatie met klant · archivering | Knop "Download PDF" | ## Peppol-verzending Als de klant een **Peppol-deelnemer** is (controleerbaar via de [Peppol Directory](https://directory.peppol.eu)), verzendt Klantel de factuur automatisch via het Peppol-netwerk bij uitreiking. Klantel controleert voor elke klant of deze Peppol-enabled is: * **Ja** → automatisch verzonden via Billit AP * **Nee** → PDF + e-mail als fallback De verzendstatus is zichtbaar in de factuurlijst: | Status | Betekenis | | ---------------- | --------------------------------------------- | | `niet_verzonden` | Nog niet aangeboden aan Peppol | | `verzonden` | Overgedragen aan het Access Point | | `afgeleverd` | Ontvangen door het AP van de ontvanger | | `fout` | Verzending mislukt — controleer klantgegevens | ## Billit-koppeling Als je een Billit-abonnement hebt, kun je Klantel koppelen voor volledig beheerde facturatie. Billit wijst dan het officiële factuurnummer toe en verzorgt de Peppol-verzending. → Zie [Billit-connector](/integraties/billit) voor de koppeling. ## Betaalstatus bijwerken 1. Open een factuur. 2. Klik op **Markeer als betaald**. 3. Voer de betaaldatum in. Bij een Billit-koppeling wordt de betaalstatus automatisch bijgewerkt via webhooks. ## Onkosten op een factuur Geregistreerde onkosten die als "door te rekenen" zijn gemarkeerd, verschijnen als suggestie bij het aanmaken van een factuur. Vink ze aan om ze als aparte factuurlijn op te nemen. Zie [Onkosten](/handleiding/onkosten) voor meer info. ## Terugkerende facturen Voor abonnementen, onderhoud of retainers kun je een facturatieschema instellen zodat Klantel automatisch elke maand of elk jaar een factuur aanmaakt. Zie [Terugkerende facturen](/handleiding/terugkerende-facturen). ## Facturen op mobiel De facturenlijst toont automatisch een **kaartweergave** op kleine schermen (smartphone/tablet) en een volledige tabel op desktop. Je hebt op mobiel toegang tot dezelfde acties: PDF/UBL downloaden, Peppol-status bekijken en naar de factuurdetails navigeren. ## PDF-voettekst en Klantel-branding Op het **Starter-plan** en tijdens de **gratis proefperiode** verschijnt onderaan de PDF-factuur de vermelding *"Gemaakt met Klantel (klantel.be)"*. Op het **Groei- of Pro-plan** (actief betaald abonnement) is deze vermelding niet zichtbaar. De branding heeft geen invloed op de UBL/Peppol-inhoud of de wettelijke geldigheid van de factuur. ## Contactpersoon (T.a.v.) op de factuur Bij het opmaken van een factuur kun je optioneel een **contactpersoon** selecteren. Dit is handig om de factuur te adresseren aan een specifieke persoon binnen een grote organisatie. De geselecteerde contactpersoon verschijnt op de PDF-factuur onder de bedrijfsnaam: ``` Klant NV T.a.v.: Jan Peeters — Aankoopdienst Straat 1, 1234 Gemeente ``` * Selecteer een contactpersoon via de dropdown **T.a.v. contactpersoon** bij het aanmaken van de factuur (per project of bundel-factuur). * Enkel contacten die voor de klant zijn aangemaakt, verschijnen in de lijst. * Geen selectie = geen T.a.v.-regel op de PDF. De contactpersoon wordt ook opgenomen in de UBL-XML via `AccountingCustomerParty/Party/Contact`. ## Gestructureerde mededeling Elke factuur-PDF en UBL-export bevat automatisch een **gestructureerde mededeling** (OGM/VCS) in het formaat `+++NNN/NNNN/NNNNN+++`. Dit is de Belgische standaard voor gestructureerde betalingsopdrachten. De mededeling wordt berekend op basis van het factuurnummer (algoritme: MOD 97) en verschijnt: * **Op de PDF**: in een opvallend blok onderaan de pagina, met de vervaldatum en instructie om de mededeling te vermelden bij de overschrijving. * **In de UBL/Peppol-XML**: als `PaymentMeans/PaymentID`-element. Je hoeft niets te configureren. De mededeling wordt automatisch gegenereerd zodra de factuur wordt aangemaakt. ## Detaillijst met urenregistraties (urenbijlage) Wanneer de instelling **Detaillijst met urenregistraties** is ingeschakeld, voegt Klantel een tweede pagina toe aan de factuur-PDF. Die pagina bevat een overzicht van alle tijdsinschrijvingen die in de factuur zijn opgenomen. ### Inhoud van de bijlage De bijlage toont per project (bij bundel-facturen per project apart): | Kolom | Inhoud | | ------------ | ----------------------------------------------- | | Datum | Datum van de tijdsinschrijving | | Medewerker | Naam van de medewerker | | Taak | Taaknaam (taaktype) | | Beschrijving | Optionele omschrijving van de tijdsinschrijving | | Uren | Geregistreerde duur | Onderaan elke groep staat het totaal aantal uren. ### Instelling inschakelen Ga naar **Instellingen** → vink **Detaillijst met urenregistraties toevoegen aan factuur-PDF** in. De bijlage is een **snapshot** van de timelogs op het moment van factuuraanmaak. Latere correcties aan tijdsinschrijvingen worden **niet** zichtbaar op reeds aangemaakte facturen. ## Archief Alle facturen blijven bewaard in het archief, ook betaalde. Dit is vereist voor de Belgische boekhoudwetgeving (7 jaar bewaringstermijn).