> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.klantel.be/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Veelgestelde vragen

> Antwoorden op de meest gestelde vragen over Klantel

## Aan de slag

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Wat is Klantel?">
    Klantel is een mini-CRM met geïntegreerde wettelijk conforme tijdregistratie voor Belgische KMO's en freelancers.
    Het combineert klantenbeheer, projectopvolging en urenstaten in één progressive web app (PWA).
  </Accordion>

  <Accordion title="Is er een gratis proefperiode?">
    Ja, **14 dagen volledig gratis** zonder creditcard. Je betaalt pas als je doorgaat na de proefperiode.
    Na afloop kies je een abonnementslaag (Starter, Groei of Pro).
    Zie [Abonnement & betaalmuur](/handleiding/betaalmuur) voor details.
  </Accordion>

  <Accordion title="Werkt Klantel op mijn smartphone?">
    Ja. Klantel is een **Progressive Web App (PWA)**: installeer het via de browser op Android of iOS.
    De timer werkt ook offline — gegevens worden gesynchroniseerd zodra je verbinding terugkebt.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kan ik meerdere medewerkers toevoegen?">
    Ja, afhankelijk van je abonnementslaag. De Groei-laag ondersteunt tot 5 gebruikers, Pro heeft geen limiet.
    Zie [Gebruikers beheren](/handleiding/gebruikers-beheren) voor instructies.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kan ik particuliere klanten (zonder BTW-nummer) aanmaken?">
    Ja. Bij het aanmaken van een klant kies je het klanttype **Bedrijf** of **Particulier**.
    Bij particulieren is het BTW-nummerveld niet van toepassing en wordt de KBO-opzoekknop verborgen.

    Let op: Peppol-e-facturatie is uitsluitend beschikbaar voor bedrijven die geregistreerd zijn in het
    Peppol-netwerk. Facturen aan particulieren verstuur je als **PDF per e-mail**.
  </Accordion>

  <Accordion title="Waar vind ik de laatste updates van Klantel?">
    Onder **Meer → Wat is nieuw** vind je een overzicht van alle nieuwe functies en verbeteringen, met
    versie en datum. Zolang er een update is die je nog niet bekeken hebt, verschijnt een **"Nieuw"-badge**
    in de navigatie; die verdwijnt zodra je de pagina opent. Zie [Wat is nieuw](/handleiding/wat-is-nieuw).
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Tijdregistratie & wettelijke vereisten

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Waarom is wettelijke tijdregistratie verplicht in België?">
    De Belgische sociale wetgeving vereist vanaf 2027 dat werkgevers bewijskrachtige urenstaten bijhouden
    voor buitendienstmedewerkers (en in de toekomst alle werknemers). De Sociale Inspectie kan deze
    opvragen bij controle. Zie [Wettelijke vereisten](/handleiding/wettelijke-vereisten) voor alle details.
  </Accordion>

  <Accordion title="Zijn manuele tijdinvoeren wettelijk geldig?">
    Ja, mits voorzien van een auditreden. Klantel markeert handmatige invoeren automatisch met
    `is_manual = true` en bewaart de reden. De originele data is nooit te verwijderen — alleen te corrigeren.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kan ik tijdregistraties terugdraain of verwijderen?">
    Nee. Tijdregistraties zijn **append-only**: je kunt ze corrigeren (nieuwe correctie-entry), maar niet
    verwijderen. Dit is een wettelijke vereiste voor bewijskracht richting de Sociale Inspectie.
  </Accordion>

  <Accordion title="Werkt de timer als ik offline ben?">
    Ja. Klantel slaat timerstarts lokaal op. Bij verlies van internetverbinding loopt de timer door en
    worden de gegevens gesynchroniseerd zodra je opnieuw online bent.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Rapporten

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Kan ik als medewerker mijn eigen uren bekijken?">
    Ja. Via **Rapporten → Mijn rapport** zie je een persoonlijk overzicht van je eigen projecten, taken
    en tijdregistraties, filterbaar op periode. De server dwingt af dat je uitsluitend je eigen data ziet —
    het is niet mogelijk andermans data op te vragen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kan een beheerder het rapport van een specifieke medewerker bekijken?">
    Ja. Beheerders zien bovenaan het persoonlijk rapport een medewerker-selector waarmee ze kunnen kiezen tussen:
    hun eigen rapport, een specifieke medewerker, of het volledige bedrijfsoverzicht ("Heel het bedrijf").
    Niet-beheerders zien deze selector niet en kunnen uitsluitend hun eigen data raadplegen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kan ik mijn persoonlijk rapport exporteren?">
    Ja. Klik op **↓ Exporteer CSV** bovenaan de resultatentabel. De export respecteert de actieve filters
    (periode, medewerker) en bevat dezelfde kolommen als het urenrapport.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Facturatie & UBL/Peppol

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Wat is UBL 2.1?">
    UBL (Universal Business Language) is een internationale XML-standaard voor zakelijke documenten.
    Klantel genereert UBL 2.1-facturen in **Peppol BIS Billing 3.0**-formaat — vereist voor Belgische B2B-e-facturatie.
  </Accordion>

  <Accordion title="Moet ik zelf iets instellen voor Peppol?">
    Alleen de [Billit-koppeling](/integraties/billit) activeren. Klantel configureert de UBL-structuur automatisch.
    Je hoeft geen Peppol Access Point zelf te beheren.
  </Accordion>

  <Accordion title="Wat als mijn klant geen Peppol-deelnemer is?">
    Klantel detecteert dit automatisch via SML/SMP-lookup. Als de klant geen Peppol-deelnemer is,
    kun je de factuur als PDF downloaden en per e-mail versturen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Worden BTW-berekeningen automatisch gedaan?">
    Ja. Klantel berekent BTW op basis van het configured tarief (standaard 21%) en verwerkt dit correct
    in de UBL-output. Alle bedragen worden intern in **eurocenten** opgeslagen om afrondingsfouten te vermijden.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kan ik een contactpersoon (T.a.v.) op de factuur zetten?">
    Ja. Bij het aanmaken van een factuur (per project of bundel-factuur) verschijnt een dropdown
    **T.a.v. contactpersoon** als je contacten hebt aangemaakt voor de klant. De geselecteerde persoon
    en zijn/haar functie verschijnen dan onder de klantnaam op de PDF. Zie [Facturen — Contactpersoon](/handleiding/facturen#contactpersoon-tav-op-de-factuur).
  </Accordion>

  <Accordion title="Staat er automatisch een gestructureerde mededeling op de factuur?">
    Ja. Elke factuur krijgt automatisch een Belgische gestructureerde mededeling (OGM/VCS) in het formaat
    `+++NNN/NNNN/NNNNN+++`. De mededeling wordt berekend via het MOD 97-algoritme op basis van het factuurnummer
    en staat zowel op de PDF als in de UBL-XML (`PaymentMeans/PaymentID`). Je hoeft hier niets voor in te stellen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Hoe worden geregistreerde uren afgerond op de factuur?">
    Standaard worden uren exact weergegeven (op 2 decimalen). Als beheerder kun je via **Instellingen → Afrondingsregels tijdregistratie** instellen op welke eenheid wordt afgerond (kwartier, halfuur, uur, …) en met welke methode (omhoog, omlaag of dichtstbijzijnde). Zie [Facturen — Afrondingsregels voor uren](/handleiding/facturen#afrondingsregels-voor-uren).
  </Accordion>

  <Accordion title="Kan ik een overzicht van alle tijdsinschrijvingen toevoegen aan de factuur-PDF?">
    Ja. Schakel via **Instellingen** de optie **Detaillijst met urenregistraties toevoegen aan factuur-PDF** in. Elke factuur-PDF krijgt dan een tweede pagina met een tabel van alle bijbehorende tijdsinschrijvingen (datum, medewerker, taak, beschrijving, duur). De bijlage is een momentopname van de tijdsregistraties op het moment van factuuraanmaak — latere correcties zijn niet zichtbaar op al aangemaakte facturen. Zie [Facturen — Detaillijst](/handleiding/facturen#detaillijst-met-urenregistraties-urenbijlage).
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Billit-integratie

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Heb ik een Billit-account nodig?">
    Alleen voor Peppol-verzending. Je kunt Klantel volledig gebruiken voor CRM, tijdregistratie
    en UBL-export zonder een Billit-account. Billit is enkel nodig als je facturen automatisch via
    het Peppol-netwerk wil versturen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Hoe koppel ik Billit?">
    Ga naar **Instellingen** → **Billit** en volg de OAuth-koppeling. Zie [Billit-integratie](/integraties/billit).
  </Accordion>

  <Accordion title="Kan ik Billit ontkoppelen?">
    Ja, ga naar **Instellingen** → **Billit** → **Koppeling verwijderen**. Eerder verstuurde facturen
    blijven bewaard in Klantel.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Account & beveiliging

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Hoe veilig zijn mijn gegevens?">
    Klantel gebruikt:

    * **Strikte multi-tenancy**: gegevens van andere bedrijven zijn technisch onbereikbaar
    * **JWT-sessies** (httpOnly cookie, 8 uur geldig) met intrekkingsmogelijkheid
    * **bcrypt** (cost 12) voor wachtwoorden
    * **Append-only audit-log** met hashketen
    * Optionele **twee-factor-authenticatie** (TOTP)
    * **Persistente beveiligingslog**: IP-adres en browser-identificatie bij elke inlogpoging worden 90 dagen bewaard voor fraudepreventie
  </Accordion>

  <Accordion title="Hoe schakel ik twee-factor-authenticatie in?">
    Ga naar **Instellingen** → **Beveiliging** → **2FA activeren**. Scan de QR-code met een
    authenticator-app. Zie [Twee-factor-authenticatie](/handleiding/twee-factor-authenticatie).
  </Accordion>

  <Accordion title="Mijn wachtwoord vergeten — wat nu?">
    Ga naar [app.klantel.be/login/wachtwoord-vergeten](https://app.klantel.be/login/wachtwoord-vergeten)
    en volg de instructies. De reset-link is 1 uur geldig.
  </Accordion>

  <Accordion title="Wat betekent de banner over gepland onderhoud?">
    Wanneer er onderhoud is ingepland, zie je vanaf 30 minuten vóór aanvang een melding bovenaan
    de app ("Gepland onderhoud op …"). Tijdens het onderhoud kan de app even traag of onbereikbaar
    zijn; na afloop verdwijnt de melding automatisch. Onderhoud gebeurt bij voorkeur 's nachts
    (zondag tussen 02:00 en 04:00) om de hinder te beperken. Je hoeft niets te doen — je werk wordt
    bewaard zoals gewoonlijk.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Abonnement & betaling

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Kan ik op elk moment opzeggen?">
    Ja, abonnementen zijn **maandelijks opzegbaar**. Na opzegging behoud je toegang tot het einde van de lopende betaalperiode.
    Je gegevens blijven altijd bewaard en zijn te exporteren.
  </Accordion>

  <Accordion title="Wanneer lanceert Klantel en zijn er lanceeraanbiedingen?">
    Klantel lanceert officieel op **1 augustus 2026**. Tijdens de **gratis beta** (**20 – 31 augustus 2026**)
    krijg je gratis toegang tot alle functies, **zonder kredietkaart**. Teken je in **vóór 1 oktober 2026**,
    dan geniet je van de **lanceerpromotie**: **50% korting op je jaarabonnement** (geldig t/m **30 september 2026**).
  </Accordion>

  <Accordion title="Kan ik van plan wisselen?">
    Ja, upgraden of downgraden doe je via **Instellingen** → **Abonnement** → **Beheer abonnement**.
    Dit opent de Stripe Billing Portal. Zie [Abonnement & betaalmuur](/handleiding/betaalmuur) voor details over limieten per laag.
  </Accordion>

  <Accordion title="Hoe kan ik mijn abonnement upgraden?">
    Ga naar **Instellingen** → **Abonnement** → **Beheer abonnement**. Dit opent de Stripe Billing Portal
    waar je rechtstreeks kunt upgraden of downgraden.
  </Accordion>

  <Accordion title="Wat gebeurt er als mijn betaling mislukt?">
    Je ontvangt automatische herinneringen. Na herhaald falen wordt je account tijdelijk beperkt.
    Je gegevens blijven altijd bewaard. Herstel je betaling via de Stripe Billing Portal.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kan ik mijn data exporteren vóór opzegging?">
    Ja. Exporteer al je tijdregistraties als CSV via **Rapporten → Exporteer**. UBL-facturen kun je
    altijd opnieuw downloaden via de factuurlijst.
  </Accordion>

  <Accordion title="Waar vind ik de algemene voorwaarden van Klantel?">
    De volledige algemene voorwaarden staan op [klantel.be/voorwaarden](https://klantel.be/voorwaarden).
    Ze zijn ook bereikbaar via de **footer** van de website (sectie "Juridisch").

    Bij registratie wordt expliciet om je **akkoord** gevraagd via een verplichte checkbox. Je kunt geen
    account aanmaken zonder dit akkoord te bevestigen. Het tijdstip en de versie van de voorwaarden
    worden bewaard als juridisch bewijs van je instemming.
  </Accordion>

  <Accordion title="Is akkoord gaan met de voorwaarden verplicht bij registratie?">
    Ja. Het registratieformulier bevat een verplichte checkbox: *"Ik ga akkoord met de Algemene
    Voorwaarden en het Privacybeleid."* Registreren is niet mogelijk zonder deze checkbox aan te vinken —
    dit wordt zowel client-side als server-side afgedwongen. De links in de checkbox openen de
    [Algemene Voorwaarden](/voorwaarden) en het [Privacybeleid](/privacy) in een nieuw tabblad.
  </Accordion>

  <Accordion title="Welke BTW wordt aangerekend op mijn Klantel-abonnement?">
    Alle vermelde abonnementsprijzen zijn **exclusief 21% BTW**. De correcte BTW wordt automatisch
    berekend door Stripe Tax op basis van je factuuradres en klanttype:

    | Type klant                                   | BTW-behandeling                 |
    | -------------------------------------------- | ------------------------------- |
    | Particulier (België)                         | +21% BTW                        |
    | Bedrijf (België)                             | +21% BTW                        |
    | Bedrijf met geldig EU-BTW-nummer (buiten BE) | Verlegging (reverse charge, 0%) |
    | Buiten EU                                    | Geen BTW                        |

    Bij de checkout kun je een EU-BTW-nummer invullen. Stripe valideert dit automatisch en past de
    correcte behandeling toe. Zie [Stripe-integratie](/integraties/stripe) voor meer details.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Terugkerende facturen & retainers

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Kan ik automatisch maandelijkse facturen sturen?">
    Ja. Via **Facturatie → Terugkerende facturen** stel je een schema in met interval (maandelijks of
    jaarlijks), startdatum en vaste factuurregels. Klantel maakt elke ochtend automatisch facturen aan
    voor vervallen schema's. Zie [Terugkerende facturen](/handleiding/terugkerende-facturen).
  </Accordion>

  <Accordion title="Hoe werkt retainer-facturatie?">
    Bij een retainer stel je een vast maandbedrag in inclusief een aantal uren. Klantel telt de
    geregistreerde uren op aan het einde van de maand en voegt automatisch een meerwerkregel toe voor
    uren boven het contingent. Zie [Retainer-facturatie](/handleiding/retainer).
  </Accordion>

  <Accordion title="Kan ik een terugkerend schema pauzeren?">
    Ja. Ga naar **Facturatie → Terugkerende facturen**, klik op het schema en kies **Pauzeren**.
    Het schema blijft bewaard en kan later hervat worden. Bestaande facturen blijven ongewijzigd.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Onkosten

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Hoe registreer ik onkosten?">
    Via **Onkosten → Nieuwe onkost** of via het tabblad Onkosten in een project. Je kunt een bedrag,
    btw-tarief en optioneel een bonnetje (foto of PDF) toevoegen. Onkosten die doorgerekend worden
    aan de klant verschijnen als factuurlijn bij de volgende factuur. Zie [Onkosten](/handleiding/onkosten).
  </Accordion>

  <Accordion title="Kan ik een bonnetje scannen met mijn telefoon?">
    Ja. Op mobiel verschijnt een camera-icoon bij het veld voor bijlagen. Maak een foto van het
    bonnetje en het wordt automatisch geüpload en aan de onkost gekoppeld. Dit werkt het best in de
    geïnstalleerde app. Zie [Klantel installeren](/handleiding/pwa-installatie).
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Facturatiestatus & verwijzingen

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Hoe weet ik welke uren al gefactureerd zijn?">
    In het weekoverzicht van **Tijdregistratie** zie je per registratie een badge:

    * **Gefactureerd** (groen) — uren zijn opgenomen in een verzonden factuur
    * **Niet-factureerbaar** (grijs) — bewust uitgesloten van facturatie
    * Geen badge — nog niet gefactureerd, en beschikbaar voor de volgende factuur

    Zie [Timer & tijdregistratie](/handleiding/timer) voor meer details.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kan ik uren als niet-factureerbaar markeren?">
    Ja. Zolang de uren **nog niet gefactureerd** zijn, kun je ze per registratie omzetten via de knop
    **Niet-factureerbaar** / **Factureerbaar** in het tijdregistratieoverzicht.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kan ik een overzicht zien van factureerbare vs. niet-factureerbare uren?">
    Ja. Ga naar **Rapporten → Urenrapport**. Boven de detailtabel verschijnen twee kaarten:

    * **Factureerbaar** — totaal uren en bedrag die in aanmerking komen voor facturatie
    * **Niet-factureerbaar** — totaal uren en bedrag bewust uitgesloten van facturatie

    Je kunt ook **filteren** op alleen factureerbare of alleen niet-factureerbare registraties
    via het filter **Factureerbaar**. De CSV-export bevat eveneens een kolom **Factureerbaar (Ja/Nee)**
    en respecteert het actieve filter. Zie [Rapporten](/handleiding/rapporten) voor meer details.
  </Accordion>

  <Accordion title="Staat er Klantel-branding op mijn facturen?">
    Op het **Starter-plan** en tijdens de proefperiode verschijnt onderaan de PDF de vermelding *"Gemaakt met Klantel"*.
    Op het **Groei- of Pro-plan** (actief betaald abonnement) is deze vermelding niet zichtbaar.
    De UBL/Peppol-inhoud en wettelijke geldigheid worden hierdoor niet beïnvloed.
  </Accordion>

  <Accordion title="Hoe werkt het referral-programma?">
    Elke account heeft een persoonlijke uitnodigingslink die je deelt met collega's.
    Zodra zij zich via jouw link registreren én een betalend abonnement afsluiten, ontvangen
    jullie beiden een beloning. Bekijk je uitnodigingslink en statistieken via
    **Instellingen → Verwijzingen**. Zie [Verwijzingen](/handleiding/verwijzingen).
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Mobiel & PWA

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Hoe installeer ik Klantel op mijn iPhone?">
    Open Safari, ga naar app.klantel.be, tik op het Deel-icoon en kies **"Zet op beginscherm"**.
    Andere browsers (Chrome, Firefox) ondersteunen installatie niet op iOS. Zie
    [Klantel installeren](/handleiding/pwa-installatie) voor stap-voor-stap instructies.
  </Accordion>

  <Accordion title="Werkt de timer als ik de app sluit of mijn scherm vergrendel?">
    Ja. De starttijd wordt server-side opgeslagen. Na heropenen van de app zie je de correcte
    verstreken tijd, ook na schermvergrendeling, app-switch of herstart.
  </Accordion>

  <Accordion title="Wat kan ik zonder internetverbinding doen?">
    Een lopende timer bekijken en een timer starten of stoppen. Overige functies (klanten, facturen,
    rapporten) vereisen een verbinding. Je ziet een melding bovenaan wanneer je offline bent.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kan ik pushmeldingen ontvangen?">
    Ja, na installatie van de app op je beginscherm. Op iOS kun je daarna pushmeldingen inschakelen
    via **Instellingen → Meldingen** in de app. Op Android vraagt de app automatisch toestemming.
  </Accordion>
</AccordionGroup>